Wie lange müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden?
Posted by Julia Werner •
Einzelverbindungsnachweise: Datenschutzrechtliche Fragen in der Praxis
Fachbeitrag
Immer wieder stellt sich in der Praxis die Frage, ob ein Unternehmen die Einzelverbindungsnachweise (EVN) seiner Telefonanschlüsse vom Telefonanschluss-Anbieter verlangen darf und wenn ja, wie lange dürften bzw. müssen diese Einzelverbindungsnachweise aufbewahrt werden. Hinzu kommt die Frage, ob die Telefonnummern nur unter Kürzung um die letzten drei Ziffern mitgeteilt werden dürfen.
Was sind Einzelverbindungsnachweise?
In einem Einzelverbindungsnachweis werden alle geführten Gespräche mit Datum, Gesprächszeit, Angabe der gewählten Nummer sowie den Verbindungskosten detailliert aufgelistet. Der Einzelverbindungsnachweis soll dem Teilnehmer (Anschlussinhaber) eine Kostenkontrolle ermöglichen.
Gesetzliche Rahmenbedingungen
99 TKG regelt die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen für die Erstellung eines Einzelverbindungsnachweises. § 99 Abs. 1 TKG berücksichtigt dabei, dass ein Einzelverbindungsnachweis neben personenbezogenen Daten des Anrufenden auch personenbezogenen Daten der Angerufenen enthält.
So regelt der recht unübersichtlicher § 99 Abs. 1 TKG im Einzelnen:
1 Dem Teilnehmer sind die gespeicherten Daten derjenigen Verbindungen, für die er entgeltpflichtig ist, nur dann mitzuteilen, wenn er vor dem maßgeblichen Abrechnungszeitraum in Textform einen Einzelverbindungsnachweis verlangt hat; auf Wunsch dürfen ihm auch die Daten pauschal abgegoltener Verbindungen mitgeteilt werden. 2 Dabei entscheidet der Teilnehmer, ob ihm die von ihm gewählten Rufnummern ungekürzt oder unter Kürzung um die letzten drei Ziffern mitgeteilt werden. 3 Bei Anschlüssen im Haushalt ist die Mitteilung nur zulässig, wenn der Teilnehmer in Textform erklärt hat, dass er alle zum Haushalt gehörenden Mitbenutzer des Anschlusses darüber informiert hat und künftige Mitbenutzer unverzüglich darüber informieren wird, dass ihm die Verkehrsdaten zur Erteilung des Nachweises bekannt gegeben werden. 4 Bei Anschlüssen in Betrieben und Behörden ist die Mitteilung nur zulässig, wenn der Teilnehmer in Textform erklärt hat, dass die Mitarbeiter informiert worden sind und künftige Mitarbeiter unverzüglich informiert werden und dass der Betriebsrat oder die Personalvertretung entsprechend den gesetzlichen Vorschriften beteiligt worden ist oder eine solche Beteiligung nicht erforderlich ist. 6 Dem Teilnehmer dürfen darüber hinaus die gespeicherten Daten mitgeteilt werden, wenn er Einwendungen gegen die Höhe der Verbindungsentgelte erhoben hat. 7 Soweit ein Teilnehmer zur vollständigen oder teilweisen Übernahme der Entgelte für Verbindungen verpflichtet ist, die bei seinem Anschluss ankommen, dürfen ihm in dem für ihn bestimmten Einzelverbindungsnachweis die Nummern der Anschlüsse, von denen die Anrufe ausgehen, nur unter Kürzung um die letzten drei Ziffern mitgeteilt werden. 8 Die Sätze 2 und 7 gelten nicht für Diensteanbieter, die als Anbieter für geschlossene Benutzergruppen ihre Dienste nur ihren Teilnehmern anbieten.
Praxisempfehlungen für Unternehmen
Zunächst muss jedes Unternehmen festlegen, zu welchen Zwecken die Einzelverbindungsnachweise benötigt werden. Ein legitimer Zweck für die Erhebung der Einzelverbindungsnachweisen liegt vor, wenn das Unternehmen seinen Mitarbeitern gegenüber die privaten Telefonate abrechnen möchte oder wenn in jedem Monat die Höhe der Telefonrechnung überprüft werden muss.
Wenn das Unternehmen die Einzelverbindungsnachweise nicht braucht, sollen diese ihm auch nicht zur Verfügung gestellt werden. Falls eine Telefonrechnung unstimmig sein sollte, bleibt ihm ohnehin noch die Möglichkeit, den Einzelverbindungsnachweis nachträglich zu verlangen, § 99 Abs. 1 Satz 6.
Der Einzelverbindungsnachweis wird nicht automatisch mit der Rechnung mitgeschickt, sondern muss gesondert schriftlich beantragt werden. Dabei muss das Unternehmen angeben, dass er seiner gesetzlichen Hinweispflicht nachgekommen ist. Die gesetzliche Hinweispflicht ergibt sich aus § 99 Abs. 1 Satz 4 TKG, wonach das Unternehmen die Mitarbeiter informieren muss, dass ihm die Einzelverbindungsnachweise mitgeteilt werden. Ist in dem Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden, so muss dieser beim Verlangen von Einzelverbindungsnachweisen beteiligt werden.
Darüber hinaus muss das Unternehmen angeben, ob die von ihm gewählten Rufnummern ungekürzt oder unter Kürzung um die letzten drei Ziffern mitgeteilt werden soll.
Fernmeldegeheimnis
Die von § 99 TKG angesprochenen Einzelverbindungsnachweise sind Verkehrsdaten im Sinne des § 96 TKG und unterliegen dem Fernmeldegeheimnis.
Wenn der Arbeitgeber die private Nutzung von Telefonanlage erlaubt, bring er gegenüber den Arbeitnehmern Telekommunikationsdienste. Dies hat zur Folge, dass er das Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG zu beachten hat. So ist es dem Arbeitgeber untersagt, sich oder anderen über das erforderliche Maß hinaus Kenntnis vom Inhalt oder den näheren Umständen der Telekommunikation zu verschaffen, § 88 Abs. 3 TKG.
Will der Arbeitgeber nun die Einzelverbindungsnachweise auswerten, muss er den Zweck der Auswertung den Mitarbeitern nennen und eine Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters hierzu einholen.
Aufbewahrungsfristen von Einzelverbindungsnachweisen
Die Einzelverbindungsnachweise dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie dies zur Zweckerfüllung (z.B. Abrechnungszwecken, Überprüfung der Höhe der Rechnung) erforderlich ist. Aus steuerrechtlichen Gründen müssen lediglich die monatlichen Rechnungen ohne Einzelverbindungsnachweise aufbewahrt werden.
Telefon- und Internetkosten / 5 Vorteilhafte Gestaltung der betrieblichen Telefonnutzung durch Arbeitnehmer
Arbeitnehmer dürfen den betrieblichen Telefonanschluss steuerfrei nutzen. Das gilt auch für die Überlassung eines betrieblichen Handys. Das bedeutet aber, dass der Handyvertrag auf den Namen des Unternehmens abgeschlossen werden muss. In diesem Fall sind die Privatgespräche des Arbeitnehmers immer steuerfrei, und zwar auch dann, wenn der Arbeitnehmer das Handy fast ausschließlich privat nutzt. Aufzeichnungen über den Umfang der privaten Gespräche sind deshalb nicht erforderlich.
Steuerlich gibt es zwei unterschiedliche Varianten, die der Arbeitgeber mit seinem Arbeitnehmer vereinbaren kann:
Lässt der Arbeitgeber die private Telefonnutzung zu, wendet er seinem Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil zu, der nach § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei ist.
Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Aufwendungen für betriebliche Gespräche, die er von seinem privaten Anschluss geführt hat, sind auch diese steuerfrei.
Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Aufwendungen für betriebliche Gespräche vom privaten Telefonanschluss, gibt es 2 Möglichkeiten, den Erstattungsbetrag zu ermitteln.
Der Arbeitgeber darf den Teil der Telefon- und Internetkosten steuerfrei erstatten, der auf die betriebliche bzw. berufliche Nutzung entfällt. Damit der Betrag nicht in jedem Monat mühsam ermittelt werden muss, kann ein monatlicher Durchschnittsbetrag zugrunde gelegt werden. Dieser ergibt sich aus den Aufzeichnungen des Arbeitnehmers für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten. Dieser Betrag kann so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich verändern. Aufzeichnung der betrieblichen und privaten Telefongespräche über 3 Monate Der Arbeitnehmer von Herrn Huber zahlt für seinen Telefonanschluss eine monatliche Flatrate von 30 EUR. Er zeichnet über einen Zeitraum von 3 Monaten seine betrieblichen und privaten Telefongespräche auf. Danach liegt der Durchschnitt der betrieblichen Gespräche bei 42 %. Diesen Prozentsatz legt Herr Huber nicht nur für die 3 Monate, sondern auch für die folgenden Monate zugrunde. Er erstattet seinem Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Monat für Monat 30 EUR × 42 % = 12,60 EUR. Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag 4140/6130 Freiwillige soziale Leistungen 12,60 8611/4947 Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt 10,59 1776/3806 Umsatzsteuer 19 % 2,01 Die Aufzeichnungen über den repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten und alle Telefonrechnungen muss der Arbeitgeber zusammen mit dem Lohnkonto seines Arbeitnehmers aufbewahren. Fallen beim Privatanschluss des Arbeitnehmers erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, darf der Arbeitgeber aus Vereinfachungsgründen bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 EUR im Monat, steuerfrei erstatten. Aufzeichnungen sind nicht erforderlich. Pauschale Ermittlung der Telefonkosten Der Arbeitnehmer führt von seinem privaten Telefonanschluss betriebliche Gespräche. Er zahlt für seinen Anschluss eine monatliche Flatrate von 30 EUR. Der Arbeitgeber, Herr Huber, darf ihm pro Monat 30 EUR × 20 % = 6,00 EUR lohnsteuerfrei erstatten. Die Buchung erfolgt wie im Beispiel zuvor.
Alternative Variante: Telefoniert der Arbeitnehmer häufig aus beruflichen Gründen von zu Hause aus, kann der Arbeitgeber den Telefonanschluss in der Wohnung seines Arbeitnehmers als seinen betrieblichen Telefonanschluss installieren bzw. auf seinen Namen ummelden. Die Telefongesellschaft rechnet dann unmittelbar mit dem Unternehmer ab, der die Kosten zu 100 % als Betriebsausgaben abzieht. Die private Nutzung durch den Arbeitnehmer ist unabhängig von der Höhe gem. § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei.
Wie lange müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden?
Sie haben Ihre Kontoauszüge bereits entsorgt oder niemals papierhaft abgelegt? Bei Ihrer Sparkasse kommen Sie problemlos an die Auszüge der vergangenen 12 Monate heran. Sie können diese entweder am Kontoauszugdrucker in Ihrer Filiale ausdrucken oder diese in Ihrem Online-Banking abrufen und zu Hause drucken. Diese finden Sie in Ihrem elektronischen Postfach.
Sie benötigen ältere Kontoauszüge? Dann wenden Sie sich direkt an Ihre Beraterin oder Ihren Berater. Diese können Ihnen die Auszüge der vergangenen zehn Jahre zur Verfügung stellen, denn so lange müssen die Sparkassen Ihre Kontobewegungen speichern. Ein Hinweis: Die Nachbestellung von Kontoauszügen ist mit Gebühren verbunden. Wie hoch diese sind, erfahren Sie ebenfalls bei Ihren Ansprechpartnern vor Ort.
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